Reuniões são muito importantes, mas infelizmente muitas pessoas não sabem aproveitar essa ferramenta poderosa da liderança a seu favor e acabam transformando em um momento entediante, improdutivo e cansativo.
É sabido que todo bom líder busca aumentar a produtividade da empresa, ter uma equipe engajada nos projetos, alcançar a alta performance e bater as metas. Outra verdade é que as reuniões atrapalham a produtividade das empresas, mas isso só acontece por 3 motivos simples, porque as reuniões são:
- longas
- chatas
- sem resultados práticos
Eu tenho certeza que isso é o que passa pela sua cabeça quando pensa em reunião, e não é um pré-conceito, essa é a realidade da maioria das empresas. Mas outra realidade é que essa não é a verdade sobre reuniões.
Na verdade, reunião é uma ferramenta muito poderosa da liderança e quando usada da forma correta traz resultados incríveis para os colaboradores, para a equipe e para o negócio! Nesse artigo, eu vou te dar dicas matadoras para fazer reuniões produtivas, empolgantes e com excelentes resultados! Isso não é um mito e eu vou provar!
O que os números contam sobre as reuniões
No imaginário das pessoas reuniões são momentos para acabar com a produtividade, tomar o horário de trabalho, atrasar as entregas e dar sono. Porém isso acontece porque muitos líderes não sabem como usar essa ferramenta.
Segundo dados do Otter.ai, Attentiv, KornFerry The Muse, Cleverism, o estudo aponta que, realmente, as pessoas não aproveitam o tempo que se reúnem e acabam tendo que fazer mais e mais reuniões para dar conta de algo que poderia ser resolvido de forma muito mais rápida e eficiente.
Confira essas estatísticas:
- As empresas gastam, em média, 15% do tempo em reuniões
- Pessoas em cargos de liderança intermediária passam 35% do tempo em reuniões
- Cargos de alta liderança gastam 50% do tempo de trabalho em reuniões
- Profissionais gastam 4 horas por semana atualizando relatórios para apresentar em reuniões
- 67% dos funcionários reclamam que passar muito tempo em reuniões atrapalha sua produtividade
- Mais de 35% dos profissionais gastam entre 2 horas e 5 horas em reuniões e ligações e afirmam que não tem informações significativas para apresentar
Os números mostraram que as reuniões ocupam muito espaço na rotina dos profissionais e que em muitos casos não agregam nada aos processos. Mas será que a culpa desses números são das reuniões ou das lideranças que não sabem usar essa ferramenta poderosa?
Como a pesquisa mostrou, muitos líderes ainda não têm a mentalidade de otimizar o tempo da equipe para alcançar estes resultados acima da média e acabam fazendo reuniões longe de serem proveitosas.
Por que as reuniões são tão improdutivas?
No início desse artigo, eu te dei 3 motivos simples e gerais que respondem a essa pergunta, mas existem outras coisas que ainda podem tornar o ambiente de uma reunião muito mais do que entediante, até mesmo tóxico.
Muitas vezes as pessoas são chamadas para as reuniões e ficam com medo. É muito comum os líderes que conduzem esse encontro com muita energia, com muita força, pressionando e criando uma ambiente de terror muito grande, o que não produz nada de positivo e os colaboradores saem da sala absolutamente desnorteados.
Além disso, apresentações longas demais, com milhares de slides com muitos textos, uma apresentação morna, que não engaja, não estimula a participação, que não consegue trazer as pessoas para dentro é péssimo para todos. Isso toma as horas de trabalho da equipe com uma apresentação que não agrega em nada.
Também uma das piores situações, que infelizmente é recorrente, é quando você é chamado para uma reunião, mas não faz a menor ideia do motivo de estar ali, você não sabe o que vai ser tratado no encontro. E se você não sabe o que vai ser falado, como você vai contribuir?
Reuniões que acontecem dessa maneira, sem planejamento, com líderes truculentos sempre provocam resultados muito ruins, elas não servem para direcionar as pessoas, muito pelo contrário, porque a contribuição das pessoas fica muito limitada.
Isso é exatamente o que você não deve fazer! Mas atenção, as reuniões são fundamentais para a equipe entender onde a empresa quer chegar, alinhar os próximos passos, saber como está o cenário.
Entretanto, para isso, você deve saber usar essa ferramenta poderosa e para fazer reuniões produtivas, você deve:
- Fazer reuniões regulares
- Pedir feedbacks dos encontros
- Aprender fazer reuniões virtuais
- Abrir espaço para que a equipe colabore
Além dessas dicas rápidas, você pode fazer muito mais para que suas reuniões sejam altamente produtivas!
7 dicas para fazer uma reunião de resultados
Se você cansou de fazer encontros cansativos e que só atrapalham o fluxo dos processos, o rendimento da equipe e causam transtornos no ambiente de trabalho, confira essas dicas matadoras para você fazer uma reunião incrível!
Convite antecipadamente as pessoas para reunião
Informe a elas qual é a pauta, o que vai ser tratado, o que você espera da pessoa e da própria reunião. Se você fizer isso as pessoas vão estar preparadas, animadas e elas já vão vir com algum conteúdo para poder contribuir verdadeiramente com o resultado dessa reunião.
Defina a forma que você vai conduzir essa reunião
Esse ritual é importante para o bom fluxo do encontro. Por exemplo, se for reunião para resolver um problema, você pode fazer uma abertura, apresentar a problemática, depois abrir para as pessoas participarem e discutir as soluções e fechar com um plano de ação.
Essa é uma forma de estruturar a reunião. Entretanto, o que não pode acontecer é uma reunião não ter começo, meio e fim; não ter cabeça, corpo e membro. É fundamental que ela tenha uma estrutura, um esqueleto, mas isso depende de somente você, líder.
Tenha disciplina com o horário e foco
Portanto, seja muito disciplinado com o horário e com foco da reunião. É muito comum as reuniões acontecerem de forma desordenada e isso faz com que os encontros sejam produtivos.
Porque se as pessoas sabem que você vai terminar no horário, elas se adiantam, falam de forma mais econômica, objetiva e isso mantém a equipe focada. Inclusive falando em foco, é muito pertinente você eleger alguém para chamar atenção toda vez que o assunto sair do programado.
É muito comum em reuniões improdutivas as pessoas ficarem contando casos, dando exemplos, terem longos devaneando. Tudo isso faz com que a reunião fique longa, chata, saia do objetivo e as pessoas perdem o foco.
Use apresentações curtas
Se você ou qualquer outra pessoa for fazer apresentações com slides, encurte ou peça para que essas pessoas diminuam o número de slides. É fundamental que a apresentação sempre seja o máximo objetiva possível.
Além disso, também sempre dê um tempo limite de para essa pessoa apresentar. É muito importante ter objetividade para que as reuniões sejam boas.
Defina um escriba
O escriba é aquele que vai escrever as partes mais importantes da reunião, ou seja, vai anotar os principais pontos que foram tratados, o que ficou combinado, quais as pessoas ficaram responsáveis e o prazo para você cumprir as coisas que estão ali.
Então é importante ter alguém registrando isso, porque quando termina a reunião e ninguém anotou nada, ninguém mais sabe o que fazer depois.
Verifique se o propósito foi compreendido
Confirme se cada pessoa compreendeu a missão daquela reunião e o propósito que ela saiu dali. É muito importante você deixar as pessoas falarem no final, deixar com que elas façam uma participação no final ali para você ter certeza de que ela entendeu o que foi dito e o que vai ter que fazer.
Além do mais, é imprescindível ouvir da boca das pessoas porque às vezes você tem a sensação de que as pessoas entenderam, mas você não tem certeza e muitas vezes realmente elas não pegaram a ideia.
Documente e envie o que foi tratado
Envie um e-mail para essas pessoas com um resumo do que foi tratado e as ações. Registre o que foi tratado na reunião de forma bastante objetiva e monitore o andamento dessas ações.
Uma reunião realmente é muito boa quando as pessoas saem de lá informadas, direcionadas e engajadas.
Michael Oliveira
Então observe bem quando você estiver terminando a reunião se as pessoas estão saindo com esse estado de espírito, se elas estão saindo informadas, conscientes do que foi tratado e se estão bem direcionadas para colocar em prática o que você falou. Da mesma forma, é muito importante se atentar se elas estão comprometidas, se elas querem fazer aquilo acontecer.
Por último, eu tenho uma dica de ouro para você fazer numa reunião. O líder é a pessoa que faz as perguntas. Um bom líder conduz as pessoas com perguntas e faz com que elas falem mais. E se você souber fazer as perguntas certas, você libera o potencial dos colaboradores e leva os seus resultados para outro patamar!
Você pode saber mais sobre a arte de fazer perguntas nesse vídeo do meu canal:
Se você, líder, está numa reunião e você está falando mais do que todo mundo, sinto lhe informar, tem uma coisa muito errada! O apóstolo Paulo deixou para nós esse Conceito HD:
Numa reunião eu prefiro falar cinco palavras e ser entendido, do que falar 10 mil palavras e causar confusão.
Apóstolo Paulo
Resumo da ópera: seja simples, reúna as pessoas e faça acontecer!
Ao longo do tempo, eu tenho investido a minha energia e meu tempo para poder formar líderes que tenham essas quatro habilidades aliadas aos melhores valores, e eu mostro isso através de fundamentos e de uma metodologia: Liderança Evolutiva®.
Se você quer levar essa metodologia e ajudar a sua empresa a evoluir e encontrar resultados acima da média e sustentáveis, você pode levar essa metodologia única e transformadora para o seu negócio! Leve o Líder HD para sua empresa!
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