Como fazer boas reuniões online com o seu time?

Você já teve problemas para conduzir uma reunião online? Descubra o que você pode estar fazendo errado!

Trabalhar no formato home office pode ser o sonho de muitos, porém não é uma tarefa fácil. Devido ao cenário atual muitas empresas estão se adaptando a esse modelo, e com isso, existem líderes que se encontram perdidos na hora de reunir o time e realizar boas reuniões online.

Por isso, separamos algumas dicas para que você aprenda a manter a produtividade e assertividade das suas reuniões mesmo no universo virtual. Confira:

Escolha um bom aplicativo para chamadas de vídeo

Antes de qualquer coisa, é preciso definir um local virtual fixo para os encontros. Existe uma infinidade de aplicativos para vídeo chamadas, com preços justos ou até mesmo gratuitos. Basta definir uma ferramenta oficial para reunir a equipe, assim você estabelece um protocolo, uma rotina (igualzinho no escritório).

Vamos indicar alguns dos mais usados:

  • Google Hangouts e Google Meet: permite bate-papo em grupos com até 150 pessoas, videochamada em grupo gratuita para até 10 contatos, e até mesmo ligações de telefone para o mundo inteiro.
  • Zoom: também oferece planos gratuitos e pagos. A plataforma permite videoconferência de até 100 participantes, contudo, existe um limite de 40 minutos por tempo de chamada na versão gratuita. Planos pagos permitem sessões com até mil participantes.
  • Microsoft Teams: permite grupos de 10 a 10 mil pessoas. Também oferece outros recursos da Microsoft e a possibilidade de fazer ligações.

Existem também muitas outras soluções disponíveis no mercado, como o Skype, WebEx Meetings, GoToMeeting, Slack, Join.me e Teleport. Mas a dica principal aqui é: evite o WhatsApp! O aplicativo de mensagens também oferece a opção de chamada de vídeo, porém, é preferível optar por uma ferramenta mais impessoal e organizada. Se previna de distrações durante as horas de trabalho, misturar contatos pessoais com os negócios pode gerar desordem e atrapalhar o fluxo de trabalho de todos.

Pesquise todas as soluções, analise o tamanho do seu time, quais são os recursos exigidos para uma reunião entre seus colaboradores e selecione a ferramenta mais compatível com as necessidades da empresa.

Defina sempre um mesmo dia e horário

É de extrema importância definir o cronograma das reuniões. Serão encontros diários? Reuniões semanais? Quinzenais ou mensais? Qual o horário ideal para a participação de toda a equipe?

Esse último ponto precisa ser levado em consideração, já que é fundamental averiguar a disponibilidade de seus colaboradores para que todos, sem exceção, estejam presentes. Para deixar tudo mais transparente, você pode realizar uma pesquisa e deixar os horários mais requisitados para votação. 

Independente do cronograma escolhido, suas reuniões precisam sempre seguir uma estrutura, uma pauta. Defina quais serão os tópicos abordados, deixe claro que os encontros terão horário para começar e terminar.

Atenção para a postura

As reuniões online precisam ser encaradas com a mesma seriedade que uma reunião presencial. Você está apenas se adaptando ao momento, sua postura, atenção e boa vontade no virtual devem ser os mesmos. E para isso reforçamos tópicos como a vestimenta, e o tom de voz durante os encontros. Sempre de acordo com as políticas da empresa.

Outra recomendação é a escolha de um local silencioso e próprio para a reunião. Peça para todos os colaboradores se esforçarem para optar por ambientes com menor ruído, assim ninguém será interrompido durante a argumentação.

Organização e foco

Devemos estar sempre aptos e preparados para a mudança, a migração para o virtual exige testes, vão ocorrer erros e acertos. Mas com alinhamento e foco do líder e da equipe, os resultados podem até ser melhores do que se comparado com aquelas reuniões presenciais extensas e monótonas.

Seja objetivo, busque mediar as conversas durante os encontros e se atente apenas aos tópicos que devem ser discutidos. Para mais insights sobre produtividade, ouça o podcast Líder HD:

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MICHAEL OLIVEIRA

Michael é Líder e Fundador do Instituto Brasileiro de Liderança. Atua em posições estratégicas há 20 anos, é especialista em gestão de negócios e já liderou equipes e empresas nas principais capitais do Brasil, ocupando cargos de gerência até CEO.

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